2015/01/03 仕事術

Excel術の1つ、フローチャートを極めるコツとは

Excel術の1つ、フローチャートを極めるコツとは 要件定義から設計のフェーズで使用されるツールとして代表的なフローチャート、またエンジニアでなくても仕事上でコミュニケーションを捗らせるために、フローチャートが必須という例も多いと思いますが、代表的なチャート作成ツールといえるExcelでのコツやテクニックをまとめてみました。

■まずは準備から

・セルは縦横同じサイズのいわゆる方眼紙タイプに設定するとアナログで作成するタイプに近く、より精密なチャートができる準備としてまずポイントです。シート全体を選択し、カラムAとBの境の線を行ピクセルと同じになるようにドラッグすると、全体の横幅も同じサイズに整列させることが可能です。

・各処理内容を納める図形は偶数個のセルで作ることでコネクターで繋ぎやすくなります。

・セルを結合する際に中央揃えにすること、これは表を作る場合も見栄えを整えるためによく使用されます。範囲として選択したセル同士がくっつき、中の文字も左右方向で中央に配置されます。
 

■オートシェイプをしっかり活用するべき

・方眼紙にぴったり吸い付くような設定をするために、オートシェイプの調整→位置合わせ→グリッドを選びます。設定するとグリッドの表示がオンとオフの切替状態のようになり、プッシュされている状態であれば間違いありません。

・次にオートシェイプの書式から配置を選び、文字の配置で横も縦も中央揃えを選ぶと、左右も上下も中央にきれいに収まります。

・コネクターのコツとしては、オートシェイプ→コネクタ→直線コネクタを選び、結合点をクリックし、他方の図形の結合点をクリックすれば完了です。コネクタには直線もあれば分岐面では直角に曲がるものもよく使用されます。
 

■その他、フローチャートの仕上げ方

・フローチャートはあまり図形が多いと見づらく、人によっては不快にもなってしまいがちですので、一般的な業務フローの例では約20くらいで見せるのが理想です。

・フローの中でここが大事、という部分については色で強調するなり、コミュニケーションを通してこうしよう、ああしよう、とポイントにしておくとよいでしょう。作業全体、あるいはもっと広範囲に影響が及ぶような大事な部分は特に要注意です。

・コネクターについても二重線や点線、矢印などがありますが、それぞれにチャートのそばで説明文を付加しておくとますます見易く重宝されます。


見る人によってアイコンがよかったり、図形だけのフローチャートのほうが適しているなど、時と場合によってデザインの部分を使い分けていければかなりフローチャート通になれるはずです。
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