2015/04/20 仕事術

失礼のない英文メール(ビジネス)を送るための基本的な6つのマナー

失礼のない英文メール(ビジネス)を送るための基本的な6つのマナー 英文メールを送る前に、マナーをチェックしておきましょう。日本語でも英語でも、基本的には相手に伝わりやすい件名、内容で送るのがマナーです。最低でも英文メールの基本的なマナーを6つ抑えておきましょう。

件名を分かりやすく

日本語でも英語でも同じことが言えますが、メールの件名は分かりやすく記すことがビジネスメールの基本的なマナーです。
件名を見れば何の要件であるのか分かるように、メールの内容に沿った件名にします。

開かなければ内容が分からないような件名だと、開かれずに放置されたり、場合によっては迷惑メールに振り分けられてしまいます。
特に最初にコンタクトを取るメールの件名は、メールを開くことに相手が不安を抱かないような件名にしましょう。

全角は使用しない

日本語に対応していないパソコンでは、全角文字が表示されなかったり文字化けになってしまいます。
英文メールでは全角を使わないように気をつけなければいけません。
スペースも半角にした方がいいですね。

敬称を付ける

英語では名前の敬称として男性の場合は未婚・既婚に関わらずMr.を付けます。
女性の場合はMrs. (既婚)、Miss.(未婚)、Ms. (未婚既婚関係なく)を使い分けます。
相手の性別が分からない場合は、Dear, ファーストネーム + ラストネームと書きます。

最初に簡単な挨拶を入れる

日本語メールだと、要件に入る前に「お世話になります」といった挨拶を入れます。
英語には「お世話になります」という表現がありませんが、例えば以下のような挨拶を入れると良いです。

How are you?
Thank you for your daily support.
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Thank you for your contract. 
It's a pleasure working with you.
Thank you always for your prompt action.
Thank you for your prompt response. 

内容を簡潔に

日本語メールでも英文メールでも、内容を簡潔に書くと相手に伝わりやすいです。
長々と遠回しに要件を伝えるのではなく、要件をまとめて書きます。
複数の要件を伝えるなら、番号を付けたり読み手のことを考え、読みやすいようにまとめます。

メールの結びの一文

日本語メールだと、メールの最後に「よろしくお願いいたします」「ご査収のほどよろしくお願いいたします」といった一文を添えます。
英語では以下のような文で締めくくります。

Thank you very much for your support this time.
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